Organiser un événement, qu’il soit public ou privé, est un vrai défi surtout depuis la crise sanitaire. Un musicien qui veut faire un concert sans bar ou un parent qui veut organiser l’anniversaire de sa fille sans pouvoir venir à la sortie de l’école… Cela demande de l’adaptation. Et si on pouvait tout organiser depuis son iPhone ? Existe-t-il des outils efficaces, pratiques, pour nous aider ? Comment les utiliser ? Vous vous êtes probablement déjà posé ces questions, que vous soyez professionnel ou amateur dans le domaine de l’événementiel. On vous explique comment bien préparer un événement à distance, et surtout on vous présente les outils qui peuvent vous aider dans cette démarche.

Bien préparer son événement

La première étape est de définir clairement le but de votre événement. L’objectif est-il plutôt de faire plaisir à un proche, comme pour un anniversaire ? Ou êtes-vous plutôt dans une optique de promotion pour vous ou un produit ? L’opération peut aussi être en lien avec une association ou la défense d’une cause. Cela détermine le concept et le format de l'événement et constitue le point de départ des étapes suivantes. Il est désormais nécessaire d’établir votre budget en fonction de vos objectifs et de vos moyens. Ensuite, établissez votre liste d’invités, ou la liste de personnes que vous ciblez selon l’action que vous préparez. C’est celle-ci qui conditionnera le lieu que vous choisirez. Elle sera également très importante pour coordonner vos besoins, en nourriture, en boissons, ou en goodies si l’opération est promotionnelle. Vous pouvez maintenant prendre le temps de réfléchir aux décors ou aux menus. Rappelez-vous que ce sont ces éléments qui séduiront vos hôtes, il ne faut pas les négliger. Lorsque l’on doit organiser tout cela depuis chez soi, la tâche est plus complexe. Avec les confinements répétés dus à la pandémie de la Covid-19, des outils interactifs se sont développés. Il est désormais possible d’organiser l’intégralité d’un événement très facilement depuis un simple iPhone. Par exemple, Participate est une application d’événementiel intuitive et ergonomique. Cet outil sera un gain de temps considérable, que votre objectif soit personnel, professionnel ou associatif. Vous pourrez même y créer des événements publics pour promouvoir votre entreprise ou la cause qui vous tient à cœur. Alors comment créer un événement sur Participate ?

L’application qui va booster vos événements

Après avoir téléchargé l’application sur votre iPhone, vous pourrez très facilement organiser un événement. Quel que soit le but et la portée de votre manifestation, vous y trouverez les outils nécessaires à sa réussite. Après votre inscription, vous pourrez « créer un événement » et choisir son nom et son type. La plateforme vous permettra de promouvoir votre action en y incluant des photos voire un teaser vidéo. Si vous ne travaillez pas seul, il est tout à fait possible de paramétrer une co-organisation avec les utilisateurs que vous souhaitez. Un événement peut parfois nécessiter des intervenants extérieurs. L’application vous permet de créer une liste de prestataires pour avoir l’appui de traiteurs, de musiciens… Tout organisateur d’action a connu l’étape fastidieuse des invitations et les relances incessantes par téléphone. La plateforme se charge d’inviter ceux qui sont déjà sur l’application. Vous pouvez également renseigner les adresses électroniques de ceux qui n’y sont pas ! Après la manifestation, vous aurez la possibilité de remercier les participants directement sur Participate, et de publier les photos et videos de celle-ci. Enfin, à la suite de l’événement digital, il est possible de maintenir le lien via des sondages ou d’obtenir les statistiques de ce dernier. Cela vous permet d’avoir un retour objectif et constructif pour comprendre ce qui a marché ou moins bien fonctionné et ne pas refaire ces erreurs la fois d’après.

Ça donne envie de se lancer, non ?